Institution:
Université RMIT
Location:
Melbourne, Victoria, Australia
Challenge:
Le plus grand établissement d'enseignement supérieur de l'Australie avait besoin d'une solution évolutive pour gérer les nombreux sondages d'enseignants réalisés chaque semestre.
"Je n’ai rien trouvé qui se compare à Blue en terme d’extensibilité. Blue traite des volumes énormes de données avec des relations complexes comme aucun autre outil de sondage sur le marché."
Key benefits:
- Élimination de 75 000 feuilles de papier à numériser tous les semestres
- Réduction importante des erreurs d’intervention manuelle
- Traitement de plus de 500 000 dossiers par semestre
- Soutien technique exceptionnel
Blue est jugé le meilleur outil pour un contexte de croissance
L’Institut royal de technologie de Melbourne (RMIT) fait la promotion de la « pensée verte ».
À l’instar de nombreux établissements d’enseignement supérieur de nos jours, l’université s’engage à respecter une politique de durabilité environnementale et de réduction de l’empreinte écologique.
L’une des plus grandes universités d’Australie, RMIT compte trois campus à travers le pays et deux au Vietnam, ainsi que des programmes de partenariat en Asie et une présence en Espagne. Bref, la tâche n’est pas toujours facile.
« RMIT s’engage à comprendre l’expérience et les aspirations de ses étudiants et à concrétiser cette information sous forme d’amélioration de l’éducation et des services. Blue fait partie intégrante de cet objectif » déclare Tim Brennan, directeur du Centre des services de sondage et membre du groupe de politique et de planification.
Avant de trouver un système capable de gérer sa grande envergure, RMIT devait effectuer les évaluations de l’enseignement sur papier, totalisant plus de 75 000 feuilles de papier à numériser par semestre et plus de deux mois et demi de travail pour produire les rapports.
Ce processus largement manuel occasionnait beaucoup d’erreurs humaines, sans compter que plus ils souhaitent manipuler les données, plus les coûts montaient.
« Lorsque nous souhaitions des rapports de plus grande qualité, il fallait débourser davantage en raison du surplus de manipulation manuelle des données », décrit-il.
Méthode interne trop laborieuse
Le Centre des services de sondages a tenté de créer ses propres formulaires en ligne, mais l’expérience s’est avérée trop laborieuse.
« Nous avons plus de 75 000 étudiants qui suivent environ 5000 cours dans divers campus à travers le monde », explique Tim. « Lors de nos propres tentatives de coder les sondages, nous n’avons réussi qu’à en gérer une centaine, ce qui était loin d’être suffisant. »
RMIT s’est lancé en quête d’une solution clé en main de sondages en ligne pour l’apprentissage et l’enseignement en vue de réduire le travail manuel et les coûts de maintenance à long terme.
Après avoir évalué plusieurs fournisseurs, l’équipe a arrêté son choix sur Blue d’Explorance, un système en ligne hautement évolutif d’évaluations de cours et des enseignants conçu spécifiquement pour les sondages d’apprentissage et d’enseignement.
Rien ne se compare à Blue
« Je n’ai rien trouvé qui se compare à Blue en terme d’extensibilité », affirme Tim Brennan, Directeur de service, RMIT. « Blue traite des volumes énormes de données avec des relations complexes comme aucun autre outil de sondage sur le marché. »
Pour assurer une transition harmonieuse vers les sondages en ligne d’apprentissage et d’enseignement, RMIT a adopté une approche par phases. Pendant un an, ils ont mené la moitié des sondages en ligne et l’autre moitié sur papier afin de graduellement accoutumer l’université aux nouveaux processus.
La totalité de leurs sondages sur l’enseignement s’effectue aujourd’hui en ligne, et les importants volumes de données ne leur causent aucun problème.
Économies importantes
Tim et trois autres membres de son équipe gèrent tous les sondages de l’université à partir de leurs bureaux. Maintenant que ceux-ci sont entièrement automatisés, d’importants coûts récurrents ont été éliminés.
« Nous n’avons plus besoin d’un budget pour quatre employés occasionnels chaque semestre pendant les sondages sur l’enseignement », se réjouit-il. « Nous économisons aussi des milliers de dollars en frais postaux. »
Les sondages en ligne signifient aussi une concrétisation de leur mandat « vert », ce que les étudiants apprécient.
Commentaires positifs
« Les étudiants apprécient les formulaires en ligne », déclare-t-il. « Ils préfèrent économiser du papier. » Tim apprécie quant à lui la sécurité que permet l’envoi direct des formulaires aux adresses électroniques des étudiants plutôt que par un intermédiaire.
« Nous avons par le passé connu des incidents où des formulaires frauduleux ont été soumis. Un lien d’accès direct à partir du courriel étudiant me donne une meilleure assurance qu’ils remplissent les formulaires eux-mêmes. »
Tim crée trois rapports majeurs à l’aide des données recueillies : un pour les enseignants, quelques rapports agrégés ainsi qu’un rapport de haut niveau destiné au vice-chancelier.
Données plus robustes
« Avec Blue, nous sommes désormais capables d’identifier les enseignants et de leur assigner un score individuel. Nous leur envoyons un rapport PDF de trois pages détaillant leurs résultats », décrit-il. « Auparavant, ce n’aurait pas été possible. »
« Les commentaires des enseignants sont positifs. Ils préfèrent de loin les nouveaux rapports. »
Les données sont cruciales aux opérations de l’université. « Ces rapports sont primordiaux parce qu’ils servent à l’octroi de promotions académiques », explique-t-il. « Ils font aussi partie de l’information que nous fournissons au gouvernement pour nous assurer du financement. »
RMIT utilise aussi ces données pour planifier et développer d’autres indicateurs de performance clés en vue de soutenir les objectifs institutionnels. Tim extrait les données de Blue et mène des analyses qualitatives plus poussées à l’aide d’autres outils d’analyse.
« Il est extrêmement important de préserver la confidentialité de ces rapports. Blue me donne une bien plus grande tranquillité d’esprit qu’auparavant. »
Accès pour tous
RMIT a récemment reçu des requêtes étudiantes pour une solution accessible, particulièrement pour les gens atteints de troubles visuels. L’équipe a été heureuse d’apprendre qu’Explorance comprend bien ces besoins et que la dernière version de Blue se conforme entièrement aux dernières normes d’accessibilité, notamment W3C et WCAG 2.0 AA.
En ce qui a trait au soutien reçu d’Explorance, Tim ne pourrait être plus satisfait. « Je n’ai que des louanges à adresser à l’équipe de soutien de Blue », dit-il.
Il apprécie aussi leur expertise dans le domaine. « Explorance ne fait pas que fournir un soutien exceptionnel, ils donnent aussi d’excellents conseils et des meilleures pratiques. »
«Somme toute, Blue est un système de sondage extensible avec un soutien hors pair », conclut-il. « Nous sommes très ravis de notre expérience avec Explorance. »
