La LAU économise temps, argent et papier sur l’évaluation de cours et les sondages

Institution:

Lebanese American University (LAU)

Emplacement:

Beirut et Byblos, Liban

Détails:

~7,000 étudiants

Solution:

Logiciel d’évaluation tout-en-un Blue

Défi:

L’évaluation papier des cours était lente et dispendieuse.

"Nous sommes maintenant un environnement 100 % sans papier... et nous obtenons des réponses de bien meilleure qualité. "

— Julia Edith Barrientos Ortiz,
Directrice de la planification et des évaluations à l’UDLAP.


Avantages clés:

  • Livraison des résultats aux sondages et aux évaluations le jour même ou le suivant
  • Intégration facile avec les systèmes internes Banner® et Blackboard
  • Formulaires Web rejoignant un public vastement dispersé
  • Soutien technique extraordinaire et mise en œuvre harmonieuse

La Lebanese American University (LAU), une université américaine et l’une des étoiles montantes du Moyen-Orient, est en expansion rapide.

Pas seulement en taille, mais aussi en calibre.

En accord avec son plan stratégique 2005-2010, l’université est récemment devenue candidate à l’accréditation par la New England Association of Schools and Colleges.

Voilà qui a permis la création de deux nouvelles écoles importantes : une École de médecine et une École de sciences infirmières. Le plan stratégique focalise sur l’excellence académique, mettant sa mission académique au centre de l’université et créant un environnement axé sur les étudiants.

En raison de l’importance accordée aux étudiants, l’évaluation des cours et les sondages organisationnels sont essentiels.

L’université a beaucoup investi afin de mener ces processus de façon précise et efficace.

La LAU dépendait des formulaires papier numérisés pour gérer l’évaluation de ses cours, mais cette vieille technologie était coûteuse, chronophage et trop lente.

Un ancien système d’évaluation coûteux et lent

Les formulaires d’évaluations étaient imprimés sur du papier spécial dispendieux et la distribution des rapports imprimés était pénible.

« C’était un processus très long », confie Tarek Sarouni, membre de l’équipe TI de l’université et administrateur en chef de l’application Blue.

Exigeant beaucoup de temps, le processus les ralentissait et les professeurs étaient impatients en attente des résultats.

« Les évaluations de cours de l’automne ne tombaient dans les mains des enseignants qu’en juin ou juillet, beaucoup trop tard pour adapter quoi que ce soit dans la même année académique », explique Tarek.

Le processus requérait aussi beaucoup de papier.

« En 2007-20008, nous avons imprimé 10 500 feuilles de papier pour des rapports, nécessitant un total de huit à dix heures d’impression continue et d’emballage! »

« Nous avons aussi passé à travers 15 000 feuilles de papier haute densité afin de créer les formulaires d’évaluation. »

Les administrateurs de la LAU savaient qu’ils avaient besoin d’automatiser leurs systèmes d’évaluation. Il s’agissait simplement de trouver la meilleure solution pour combler tous leurs besoins.

« Nous avions plusieurs exigences », raconte Tarek. « La sécurité et la confidentialité étaient critiques, bien sûr. Nos étudiants doivent se sentir absolument en sécurité lorsqu’ils partagent leurs opinions si nous voulons des résultats utiles. »

« Nous avions aussi besoin d’un système pouvant se connecter facilement à notre système Banner, qui s’appuie sur une base de données Oracle », précise-t-il.

« Nous voulions aussi un logiciel d’évaluation de cours pouvant gérer de multiples enseignants pour un même cours. »

La LAU a mené un long processus de sélection avant de choisir Blue comme fournisseur d’évaluations de cours en ligne pour son corps étudiant.

« Nous avons communiqué avec beaucoup d’entreprises avant d’arrêter notre choix sur les solutions de sondage et d’évaluation Blue d’Explorance », affirme Tarek.

« Blue répond à tous nos besoins, surtout avec sa capacité à se connecter facilement avec nos systèmes LAU. »

Rentabiliser l’investissement

La LAU a maximisé ses investissements en matière de logiciel d’évaluation de cours en ajoutant Blue à sa suite d’applications, fournissant ainsi une expérience utilisateur constante à ses étudiants, à ses enseignants, à son personnel ainsi qu’à ses diplômés.

« Blue nous permet de rentabiliser davantage notre investissement parce que je peux utiliser une seule application principale à deux fins », se réjouit Tarek.

La gestion sur place des sondages offre de nombreux avantages supplémentaires.

« C’est beaucoup plus rapide maintenant que tout se fait sur place. Nous recevons nos résultats dès que le sondage est terminé », affirme Tarek.

« Nous sondons maintenant régulièrement environ 7 500 étudiants, 800 membres du personnel et du corps enseignant ainsi que 30 000 diplômés à l’aide de Blue. »

Un service hors pair

La LAU est très satisfaite du soutien et du service d’Explorance.

« La mise en œuvre s’est très bien passée », confie Tarek. « Nous tirons la liste des cours, les professeurs ainsi que l’information sur les étudiants de notre système Banner, sans aucun problème, afin de créer nos formulaires d’évaluation et de sondage. »  

L’établissement a été particulièrement impressionné par le service de haute qualité.

« Explorance a réalisé toute la mise en œuvre à distance, dans un fuseau horaire sept heures derrière le nôtre! » s’exclame Tarek. « Ils ont travaillé selon notre horaire, en nous appelant même lorsqu’il était 5 heures du matin chez eux. »

« Explorance a une équipe de soutien incroyable. Ils sont vraiment extraordinaires. »

Plus rapide, plus vert et plus réactif

Grâce à Blue, la LAU a atteint un autre de ses objectifs : éliminer la vaste quantité de papier utilisé pendant ces processus.

« Nous sommes maintenant un environnement 100% sans papier », affirme Tarek.

Mais le plus grand avantage constaté par la LAU depuis la transition vers Blue est la rapidité et la qualité des réponses.

« Lorsque l’université a accès aux rapports le jour même où les formulaires ont été remplis, elle peut immédiatement agir en fonction des résultats. Cela nous fait parfois économiser de l’argent, mais surtout, cela rend l’ensemble de notre établissement plus réactif », décrit Tarek.

Bien que les taux de réponse ne soient pas aussi élevés que lorsque les formulaires d’évaluation étaient distribués en classe, leur qualité s’est sensiblement améliorée.

« Lorsque les étudiants complètent les évaluations de cours dans leur temps libre, nous obtenons des réponses de bien meilleure qualité », confirme Tarek.

« Nous observons aussi qu’avec les formulaires d’évaluation en ligne, les étudiants partagent plus de commentaires. »

La LAU souhaite tirer encore davantage profit de son application en pensant à des façons créatives d’utiliser Blue à l’avenir.

« Nous avons également hâte d’intégrer Blue avec nos systèmes Blackboard et Banner », déclare Tarek.

« Nous sommes en train de considérer différentes possibilités pour assurer des taux de réponse élevés, et une intégration complète sera primordiale pour atteindre cet objectif. »


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