Comment l'université de Brighton a gagné 4 semaines sur l'analyse des commentaires grâce à Explorance MLY

À propos de l'Université de Brighton

L’université de Brighton est un établissement inclusif et ambitieux, fermement engagé à transformer des vies grâce à l’éducation. Ancrée dans le caractère unique de Brighton & Hove, l’université allie les connaissances techniques à l’apprentissage appliqué et aux compétences relationnelles dont les diplômés ont besoin pour évoluer dans un monde en mutation rapide. Elle accueille environ 20 000 étudiants répartis sur ses trois campus de Brighton. L’université a pour objectif de former les professionnels et les dirigeants de demain, tout en exerçant une influence positive sur les personnes, les organisations et les communautés qu’elle sert.

Le défi : harmoniser le Feedback sur les modules

Pendant de nombreuses années, l’évaluation des modules à Brighton était gérée au niveau local. Sur l’ensemble de ses campus et dans toutes les disciplines, le personnel recueillait le Feedback de différentes manières et à des moments différents. Le manque d’uniformité des approches rendait difficile la constitution d’une vue d’ensemble des expériences des étudiants à l’échelle de l’université.

En 2019, l’université de Brighton s’est mise en quête d’un système capable de mettre en place un processus commun tout en s’adaptant aux différentes méthodes d’enseignement de ses modules. Elle souhaitait également mettre le Feedback ainsi recueilli à la disposition des équipes pédagogiques afin qu’elles puissent s’en servir comme base pour élaborer des plans d’action.

« La nécessité de mettre en place une enquête centralisée d’évaluation des modules était l’objectif principal dans la recherche d’un prestataire », se souvient Penny Jones, responsable Insight, qui travaille à l’université de Brighton depuis plus de 20 ans. « Notre université compte trois campus et de nombreuses disciplines différentes, et le personnel procédait à l’évaluation des modules de manière très hétérogène. C’était assez difficile à gérer, cela ne fournissait pas à l’université de données centralisées exploitables et mobilisait beaucoup de ressources. »

La solution : une approche centralisée avec Blue, enrichie par MLY

Brighton a choisi Explorance Blue et a commencé à le déployer en 2020. « Nous avons estimé qu’Explorance Blue répondait parfaitement à nos besoins très spécifiques », a expliqué Penny. « Il était plus sophistiqué et pouvait s’adapter à nos processus et à notre offre non standard. Cette flexibilité a joué un rôle essentiel dans la conception du processus d’évaluation. Étant donné que le début et la fin des cours ne coïncident pas pour tous les modules, les responsables de module choisissent la période d’évaluation qui convient le mieux à leur enseignement. »

Blue est désormais au cœur du processus d’évaluation standardisé de Brighton, qui couvre environ 1 600 modules répartis sur ses trois campus. L’université envoie chaque année environ 65 000 invitations à évaluer les modules, et les étudiants peuvent recevoir plusieurs invitations au cours de l’année. « Nous avons sans aucun doute atteint les objectifs que nous nous étions fixés », a déclaré Penny. « Nous disposons d’un système et d’un processus d’évaluation des modules standardisés et centralisés, ce qui n’est pas une mince affaire. Blue est doté d’une interface de génération de rapports, ce qui permet d’automatiser de nombreuses tâches. Cela nous a aidés à mettre en place des processus cohérents au sein de notre propre établissement. »

La plateforme offre à Brighton une source de retours d’expérience sur laquelle elle peut s’appuyer pour explorer des questions qui concernent plusieurs cours ou disciplines. « Nous disposons d’une autre source de données à laquelle nous pouvons puiser lorsque nous souhaitons savoir, par exemple, ce que les étudiants pensent des processus d’évaluation et de feedback », a révélé Penny. « Blue est formidable. Il nous a permis d’explorer les données à un niveau qui nous était inaccessible auparavant. »

Dans le cadre de son expansion, Blue prend désormais également en charge d’autres activités d’enquête au sein de l’université. Brighton l’a utilisé pour un audit des compétences des étudiants et une enquête de satisfaction auprès du personnel, en tirant parti de ses intégrations avec les données institutionnelles et de ses capacités de reporting. Penny a qualifié l’intégration des données relatives au personnel de « fantastique », car cela permet à son équipe d’accéder aux informations nécessaires à l’établissement de rapports sans avoir à gérer l’intégralité du jeu de données sous-jacent concernant le personnel.

À mesure que le volume de commentaires augmentait, Brighton a également cherché un moyen plus rapide d’analyser le Feedback sous forme de texte libre. L’université a mis en place Explorance MLY pour aider à classer les commentaires issus de ses enquêtes, notamment le National Student Survey (NSS). « Nous avons toujours été très intéressés par la recherche de moyens d’automatiser le codage des commentaires en texte libre, car cela prend beaucoup de temps », a commenté Penny. « Nous souhaitons vivement tirer davantage parti des énormes quantités de texte libre que l’on obtient grâce à l’évaluation des modules. »

Le modèle MLY NSS dédié s’est révélé particulièrement utile, car ses thèmes reflètent les structures que Brighton utilise déjà pour présenter ces résultats. « Le modèle NSS personnalisé proposé par Explorance a changé la donne pour moi », a déclaré Penny. « Cela m’a permis d’intégrer les commentaires et d’obtenir un résultat pertinent, reflétant les structures que nous utilisons en interne. Ce modèle est le fruit d’une collaboration avec des partenaires du secteur et s’avère donc très utile. »

L’impact : du Feedback cohérent et des données plus solides pour la prise de décision

Brighton mène désormais deux enquêtes auprès des étudiants et une auprès du personnel via Blue. Son processus centralisé d’évaluation des modules a permis de créer une source cohérente de Feedback d’étudiants là où il n’existait auparavant aucun ensemble de données à l’échelle de l’université. Les rapports et les intégrations de Blue ont également aidé l’équipe à mettre en place des processus réutilisables pour d’autres enquêtes.

Au cours de l’année écoulée, l’université de Brighton a importé environ 40 000 commentaires pour analyse dans MLY et s’attend à ce que ce chiffre double largement au cours de l’année universitaire 2026-2027. « Auparavant, le codage manuel des commentaires du NSS aurait pris environ une semaine », a expliqué Penny. « Avec MLY, la préparation peut prendre environ deux heures et les commentaires eux-mêmes peuvent être traités en quelques minutes. Je prévois de gagner au moins quatre semaines de travail. »

L’université rassemble également des données provenant de différentes sources à l’intention de son équipe de direction. « J’ai rédigé plusieurs rapports en utilisant les données que nous avons collectées via Explorance et d’autres mécanismes permettant de recueillir l’avis des étudiants, tels que le NSS », a précisé Penny. « Auparavant, nous analysions un seul ensemble de données et en tirions les principales conclusions. Aujourd’hui, il est beaucoup plus facile de croiser l’ensemble de nos ensembles de données et d’identifier les messages clés qui se dégagent des chiffres, des commentaires libres et des différentes sources. C’est essentiel pour fournir à notre comité de direction les éléments dont il a besoin pour prendre ses décisions. »

Les résultats des enquêtes alimentent également le processus d’évaluation de la qualité académique de Brighton, ainsi que l’élaboration de plans d’action. Ces plans sont élaborés dans le cadre du processus global d’assurance qualité plutôt que générés directement par Blue ou MLY. À l’avenir, Brighton prévoit de mener des enquêtes auprès du personnel via Blue, avec des rapports intermédiaires et automatisés à la fin de chaque enquête. Penny souhaite également utiliser le modèle de retour d’information des employés de MLY pour analyser les réponses sous forme de texte libre et continuer à améliorer l’engagement dans le cadre des évaluations de modules.

Elle apprécie particulièrement le soutien dont dispose l’équipe dans le développement de son approche. « Explorance est très solidaire et à l’écoute de ses clients », a déclaré Penny. « Le fait d’entretenir des relations avec un réseau externe s’est avéré très utile. Ils facilitent également la création d’espaces où nous pouvons entrer en contact avec d’autres universités et leur demander : “Comment avez-vous fait cela ?”. Je n’avais jamais vu le développement de communautés d’utilisateurs à ce niveau auparavant. Explorance fait un excellent travail pour créer ce réseau élargi et organiser des sessions de formation ainsi que des sommets réguliers. Je participe régulièrement aux événements d’Explorance, notamment l’Europe Summit et la conférence « Student Voices in Higher Education ». Nous avons même eu l’occasion d’accueillir Bluenotes Europe (aujourd’hui Europe Summit) en 2023. Je pense que cela, ainsi que notre présence régulière à ces événements, est bénéfique pour la visibilité et la réputation de notre université. »

Pour Penny, ce partenariat a fourni à la fois une base centralisée pour écouter les étudiants et la flexibilité nécessaire pour continuer à développer la manière dont Brighton exploite le Feedback. « D’un point de vue technique, Blue est un excellent produit », a-t-elle conclu. « Il peut faire pratiquement tout ce que nous voulons. Il est soutenu par une équipe formidable et une communauté d’utilisateurs. Je recommanderais sans hésiter Explorance. »