De deux semaines à une seule journée : comment l'Università della Svizzera italiana a rationalisé la production des rapports d'évaluations de l'enseignement

À propos de l’Università della Svizzera italiana

L’Università della Svizzera italiana (USI) est l’une des 12 universités publiques reconnues en Suisse. Fondée en 1996, elle compte six facultés et est active dans plusieurs domaines d’études et de recherche, notamment l’architecture, les sciences de la communication, les sciences de l’informatique, la science des données, l’économie, les sciences de la santé, les sciences humaines, l’informatique, le droit, la médecine et la biomédecine. L'USI dispose de campus à Lugano, Mendrisio et Bellinzone.

Le défi : aller au-delà des évaluations manuelles de l'enseignement

Depuis sa création, l’approche adoptée par l’USI pour recueillir le feedback de sa communauté étudiante, forte de près de 4 000 personnes, par le biais d’enquêtes d’évaluations de l’enseignement (https://explorance.com/solutions/course-evaluation-software/) a considérablement évolué. S’appuyant à l’origine sur des questionnaires papier jusqu’en 2008, l’université est ensuite passée à un système en ligne développé en interne, mais celui-ci continuait de générer une charge administrative importante.

Michele Balmelli, responsable du service d’assurance qualité, se souvient des défis auxquels l’USI était confrontée : « Lorsque j’ai rejoint l’université en 2006, nous utilisions encore des questionnaires papier et la charge de travail était trop importante. Je devais me rendre dans chaque classe pendant les cours et, à l’époque, il y avait littéralement des tonnes de formulaires papier. Je devais donc numériser des tonnes de documents, établir des rapports pour chaque cours dans des feuilles de calcul Excel, puis les envoyer manuellement par e-mail à chaque enseignant. Ce n’était pas une solution viable à long terme. »

L’USI a ensuite développé son propre système en ligne, mais cela n’a pas résolu tous les problèmes. « Même après être passés à notre propre système en ligne, qui consistait en un simple formulaire hébergé sur notre site web, des problèmes persistaient », a expliqué Michele. « Au final, bien que nous ayons enregistré des taux de participation très élevés, les résultats n’arrivaient qu’après la fin du semestre et après les examens, ce qui était trop tard. Même dans une petite université comme la nôtre, il me fallait encore au moins deux semaines pour établir manuellement les rapports – là encore, en écrivant à chaque enseignant – et cela n’était absolument pas satisfaisant pour nos collègues enseignants. »

La solution : automatisation et rapports performants grâce à Explorance Blue

Une initiative opportuniste d’Explorance fin 2018 a changé la donne pour l’USI.

« Nous avons discuté d’une solution plus professionnelle et, après avoir reçu l’assurance qu’Explorance Blue était 100 % compatible avec notre LMS, Moodle, j’ai été invitée à le tester pendant deux mois, ce qui m’a convaincue que cela pouvait être la solution qu’il nous fallait », a déclaré Michele.

« C’était, et c’est toujours, un système très simple à utiliser (aucune connaissance informatique approfondie n’est nécessaire) et, avec seulement une personne et demie au sein de l’université chargée des Évaluations de l'enseignement, c’est un point essentiel. Grâce à une excellente formation et à un service d’assistance professionnel, aimable et disponible, je peux désormais gérer Blue moi-même. Le rapport de base n’est créé qu’une seule fois, il est réutilisable à l’infini et très facile à gérer. Le système me permet également de vérifier combien d’étudiants ont répondu aux enquêtes de Feedback, et à partir de là, je peux cibler des étudiants spécifiques pour qu’ils remplissent le formulaire si nécessaire. »

Huit ans plus tard, Blue a considérablement réduit la charge administrative liée aux évaluations de l'enseignement, apportant ainsi de nombreux avantages concrets.

« Eh bien, l’automatisation, bien sûr – c’est ce qu’Explorance nous avait proposé, et ils ont parfaitement tenu leurs promesses », a révélé Michele. « Une seule personne ou une petite équipe suffit pour gérer le tout automatiquement. Mais surtout, le système de rapports, où tout est archivé et enregistré pour chaque utilisateur et partie prenante qui en a besoin, est très utile. La présentation et la visualisation en ligne des données sont ce que nous apprécions le plus dans ces rapports, mais surtout, leur génération ne prend qu’une journée. C’est une amélioration considérable par rapport aux deux semaines nécessaires pour établir manuellement les rapports avec l’ancien système. »

Le système a également rendu le processus simple et reproductible. Plutôt que de recréer des projets d’évaluation à chaque fois, l’USI peut copier un projet existant, mettre à jour les données et le relancer. « Par ailleurs, j’ai le sentiment – même si je ne dispose pas de données pour le prouver – que pour les utilisateurs, cela ne change pas grand-chose, et cela a été extrêmement important », a-t-il ajouté.

Rien qu’en 2025-2026, environ 4 000 étudiants ont été interrogés au cours de chacun des deux semestres, couvrant 39 programmes et trois campus.

Blue n’a cessé d’évoluer depuis sa mise en œuvre initiale à l’USI. Michele voit un potentiel particulier dans le tableau de bord Blue, qui permettrait aux enseignants de visualiser leurs performances sur une période historique plus longue. L’université envisage désormais d’étendre son approche aux évaluations de programmes et a fait l’acquisition d’Explorance MLY pour faciliter l’analyse des retours qualitatifs.

« Notre Learning Lab est très satisfait de disposer de ce type d’apprentissage automatique, car il souhaite analyser un grand nombre de commentaires variés qui ne proviennent pas nécessairement des Évaluations de l'enseignement, mais aussi d’autres sources », a expliqué Michele. « J’ai effectué les tout premiers tests de MLY, il y a plusieurs années, avec nos données. Je sais que MLY a une longue histoire de tests à son actif, et je sais qu’il est plus performant que d’autres systèmes d’apprentissage automatique. »

Le résultat : réduire la charge administrative et rendre le Feedback plus exploitable

Pour l’USI, le principal impact d’Explorance Blue a été la transformation des évaluations de l'enseignement, qui sont passées d’un processus essentiellement manuel à un processus efficace, automatisé et reproductible.

« Je dispose aujourd’hui d’un système d’évaluation de l'enseignement entièrement pris en charge, basé sur notre modèle original, qui a permis de réduire la charge administrative et la charge de travail », a déclaré Michele. « Pour les étudiants, comme le système est intégré à Moodle, nous pouvons les contacter via trois plateformes d’accès différentes pour leur demander de remplir le Feedback. Nous avons également pu créer des questionnaires en anglais et en italien, ce qui est utile tant pour les étudiants que pour les enseignants. Il ne fait aucun doute que la qualité des réponses que nous avons reçues des étudiants s’est améliorée depuis le passage à Blue. »

Le contraste avec l’ancienne approche papier de l’université est considérable. Au lieu de gérer des « tonnes de formulaires papier », de saisir manuellement les réponses et de produire des rapports Excel individuels, une petite équipe peut désormais gérer l’ensemble du processus, et les rapports sont prêts en une journée. Les avantages s’étendent à l’ensemble du personnel de l’université.

« Le principal atout de Blue réside dans ses puissantes fonctionnalités de création automatique de rapports », a commenté Michele. « Cela s’avère extrêmement précieux et nous constatons que ces évaluations donnent lieu à des modifications des cours et des programmes. Les membres du personnel intéressés par les évaluations de l’enseignement sont ravis, car ils peuvent utiliser les rapports pour examiner les résultats, les comparer à ceux des années précédentes et identifier les axes d’amélioration. Les directeurs de programme, les doyens et les vice-recteurs utilisent également ces rapports dans le cadre d’un processus annuel plus large de Feedback à 360 degrés. La structure est déjà très bonne, mais Explorance propose toujours de manière proactive des améliorations. »

La prochaine étape pour l’USI consiste à mieux exploiter les données qu’elle collecte déjà : suivre l’évolution des résultats dans le temps, fournir aux enseignants des informations historiques plus accessibles et utiliser MLY pour analyser le Feedback qualitatif.

Parallèlement, l’USI tire profit de son appartenance à une communauté plus large d’utilisateurs d’Explorance. Michele a participé à des événements en présentiel en Suisse et a échangé avec des collègues d’universités suisses et britanniques pour partager des exemples concrets et des bonnes pratiques.

« Nous apprécions vraiment l’opportunité d’apprendre auprès d’établissements qui utilisent la plateforme de différentes manières, tout en reconnaissant que les systèmes nationaux et la terminologie varient », a-t-il déclaré. « La manière dont les webinaires d’Explorance sont organisés est fantastique, car on y voit des exemples d’autres utilisateurs de Blue et de MLY et comment ils parviennent à résoudre avec succès des problèmes courants. Je reçois également beaucoup de bons conseils de la part d’autres clients d’Explorance, qui sont toujours prêts à aider en cas de besoin. »

Après huit ans d’utilisation de Blue, Michele se montre optimiste quant à la décision de l’USI d’adopter la plateforme : « Nous sommes vraiment satisfaits de l’outil dans son ensemble et je peux vous assurer que la promesse initiale d’Explorance tenait la route. Dans l’ensemble, nous obtenons des réponses de meilleure qualité pour les enquêtes d’évaluations de l’enseignement en fin de semestre, car cela nous donne les informations nécessaires pour prendre des décisions pertinentes. Je recommanderais sans hésiter Blue, et je l’ai d’ailleurs déjà suggéré, à des universités en Italie et en Suisse. Je ne suis pas là pour vendre, mais j’ai participé à de nombreux appels pour décrire notre parcours et présenter ce système exceptionnel à d’autres. »