Du mode manuel au mode stratégique : la transformation du système de Feedback à l'Université de West London

À propos de l’Université de West London

L’Université de West London est fière de proposer des formations axées sur la carrière, dispensées avec un enseignement d’excellence au sein d’un campus conçu pour offrir une expérience étudiante exceptionnelle. Située au cœur de l’une des régions économiques les plus dynamiques du Royaume-Uni, l’université dispose d’un corps enseignant hautement qualifié, doté d’une grande expérience dans leurs disciplines respectives, et entretient des liens étroits avec les principaux secteurs d’activité. Elle a été classée deuxième université londonienne en termes de satisfaction globale des étudiants dans le cadre de l’enquête nationale sur les étudiants de 2026 (les résultats du NSS 2026 sont basés sur la moyenne des réponses à toutes les questions de l’enquête parmi l’ensemble des étudiants inscrits à des formations).

Le défi : moderniser le Feedback des étudiants pour favoriser leur réussite

L’Université de West London (UWL) a cherché à transformer son approche des enquêtes sur l’expérience étudiante en mettant en place un écosystème d’enquêtes plus efficace et centralisé. Cela impliquait notamment de remplacer son enquête d’évaluation des modules (MES) existante par la solution Explorance, choisie pour ses fonctionnalités complètes qui correspondent mieux aux priorités stratégiques de l’établissement en matière de prise de décision et de mise en œuvre du Feedback des étudiants.

Cette initiative s’inscrivait dans l’objectif stratégique de l’université visant à « favoriser la réussite des étudiants et l’apprentissage tout au long de la vie », défini dans son ambitieuse stratégie « Impact 2028 ». L’amélioration des informations issues des enquêtes – ainsi que la qualité, l’accessibilité et la pertinence des données issues des retours d’expérience des étudiants – a été identifiée comme un facteur clé pour atteindre ces objectifs.

Sara Raybould, vice-chancelière adjointe principale (Éducation et expérience étudiante) à l’UWL, a expliqué : « Ces dernières années, nous avons acquis une reconnaissance nationale pour la qualité de l’expérience que nous offrons à nos étudiants, mais nous cherchons toujours à innover. Dans le cadre de notre objectif de « promotion de la réussite des étudiants », nous souhaitions trouver un meilleur moyen de mener nos enquêtes auprès de nos étudiants. »

La solution : approfondir les enseignements tirés des enquêtes d’évaluation des modules grâce à Blue et MLY

En 2025, l’UWL a choisi Explorance Blue et Explorance MLY pour soutenir sa stratégie de recueil du feedback des étudiants. Sara a décrit le processus de décision :

« Nous avons vu en Blue et MLY une bonne opportunité, nous avons assisté à deux démonstrations, puis nous avons décidé de les acheter. Notre priorité est de veiller à ce que les étudiants se sentent autonomes et intégrés à une communauté. Il est essentiel de recueillir en permanence leur avis, car ce n’est qu’à travers le Feedback que l’on peut s’améliorer. Le partenariat avec Explorance nous fournira davantage de données factuelles sur lesquelles nous appuyer. »

Pour Eirini Tatsi, responsable de Blue et MLY, la facilité d’utilisation, les fonctionnalités et les capacités de reporting de la plateforme ont immédiatement fait la différence.

« J’ai beaucoup apprécié le caractère interactif de la plateforme et le niveau d’engagement des utilisateurs qu’elle favorise », se souvient-elle. « J’ai également été impressionnée par l’éventail des fonctionnalités disponibles. Les enseignants peuvent accéder aux rapports de feedback en un seul et même endroit, ce qui répond également aux exigences du RGPD en matière de partage de ces retours. De mon point de vue, l’un des principaux avantages réside dans le gain de temps réalisé lors de l’analyse des données et de la production des rapports de feedback. Par exemple, MLY réduit la charge de travail manuel et contribue à minimiser les erreurs humaines lors de l’analyse de grands volumes de retours narratifs. Ce sont là les principaux facteurs qui m’ont marquée. »

Après la mise en œuvre, des enquêtes d’évaluation pilotes des modules ont été lancées en avril 2025. Dès le premier semestre de l’année universitaire 2025-2026, plus de 900 modules faisaient l’objet d’enquêtes via Blue.

« Le MES est particulièrement important car il recueille le Feedback au niveau des modules – et le Feedback que nous avons reçu tant des étudiants que des enseignants ayant utilisé Blue a été extrêmement positif », a déclaré Erini. « Ils apprécient vraiment de tout avoir au même endroit via leur propre profil Blue, où figurent toutes leurs enquêtes. Du point de vue du reporting, ce que j’apprécie particulièrement, Blue favorise une prise de décision plus stratégique. Auparavant, nous devions mettre à jour notre tableau de bord MES, examiner toutes les données et rédiger les rapports. Désormais, le processus de reporting est bien plus efficace. Les enseignants ont également apprécié de pouvoir accéder à des rapports adaptés à leur niveau, qu’il s’agisse de rapports à l’échelle de l’université, de la faculté ou du module. »

Parallèlement, l’UWL a commencé à utiliser MLY pour analyser le Feedback qualitatif issu des données MES et d’autres enquêtes sur l’expérience étudiante, en l’appliquant dans un premier temps aux réponses du premier semestre de l’année universitaire 2024-2025 avant d’étendre son utilisation tout au long de l’année 2025-2026.

Eirini a souligné les avantages de l’automatisation de l’analyse qualitative : « MLY est sans aucun doute l’un de mes outils préférés, car auparavant, je réalisais l’analyse qualitative manuellement. Dans l’ensemble, c’est un outil très utile pour l’établissement de rapports. Les résultats sont utilisés par les départements, conseils et comités concernés pour discuter des axes d’amélioration et étayer la prise de décision stratégique. Les départements académiques et les services professionnels sont très satisfaits du tableau de bord MLY, qu’ils utilisent en complément des rapports de Feedback et de notre tableau de bord MES pour orienter leurs pratiques. »

Le résultat : gagner en efficacité et prendre des décisions fondées sur des données concrètes

Au bout de 12 mois, l’UWL a déjà réalisé d’importants gains d’efficacité et renforcé sa capacité à exploiter le Feedback des étudiants pour éclairer la prise de décision au sein de l’établissement.

Faisant le point sur les progrès accomplis jusqu’à présent, Eirini a déclaré : « Dans l’ensemble, je suis satisfaite des progrès réalisés au terme de ces 12 premiers mois. L’équipe d’Explorance s’est montrée réactive et solidaire tout au long de la mise en œuvre. En ce qui concerne MLY, bien qu’il y ait toujours matière à amélioration, je suis satisfaite de ses performances et de la contribution significative qu’il a apportée jusqu’à présent. Cet outil m’a sans aucun doute fait gagner plusieurs semaines de travail. Auparavant, l’analyse des commentaires qualitatifs exigeait un travail manuel considérable, notamment la préparation des données, le classement des commentaires et l’analyse thématique – un processus qui pouvait facilement prendre une semaine, voire plus, selon le volume des réponses.

« Ma principale priorité pour 2026-2027 est de continuer à promouvoir l’adoption de Blue et de MLY à l’échelle de l’établissement, en veillant à exploiter pleinement leurs capacités. Les résultats riches et les enseignements tirés de ces enquêtes sont régulièrement présentés et discutés au sein des principaux comités de l’UWL, ce qui favorise une prise de décision éclairée et garantit que le Feedback des étudiants est effectivement pris en compte. »

Au-delà des gains d’efficacité opérationnelle, Blue et MLY contribuent à soutenir des priorités institutionnelles plus larges en matière d’accès, de participation, d’équité, d’inclusion et de transformation fondée sur des données factuelles. Erini a précisé :

« Une autre de mes responsabilités concerne notre Plan d’accès et de participation (APP). Bien que je n’utilise pas Blue spécifiquement pour recueillir des retours liés à l’APP, j’utilise les retours recueillis via le MES pour éclairer les activités de recherche et d’évaluation de l’APP. Par exemple, le Feedback relatif au sentiment d’appartenance ou à la communauté peut contribuer aux travaux de l’APP, et inversement. Dans le cadre de notre politique d’enquêtes sur l’expérience étudiante, l’un de nos objectifs est que les résultats de ces enquêtes soient utilisés de manière stratégique pour combler les écarts en matière d’égalité des chances tout au long du parcours étudiant. Il existe un lien évident entre ces deux domaines. L’un soutient l’autre. »

Le Dr Kostas Tzortzis, vice-chancelier adjoint (Stratégie, Performance et Analyse) et directeur de la planification stratégique et des services de données à l’UWL, a également évoqué la valeur de ce partenariat :

« Explorance a soutenu notre transition vers des enquêtes centralisées en nous offrant une vue d’ensemble cohérente de l’activité et de la manière dont nous prenons en compte le Feedback et agissons en conséquence. Grâce à MLY, nous procédons à une collecte de données plus qualitative et exploitons mieux les informations que nous recueillons. Cela se traduit par une efficacité accrue dans le domaine le plus critique de la performance.

« À long terme, nous souhaitons mieux impliquer le corps enseignant grâce aux multiples informations issues de Blue et de MLY, et parvenir à un développement interne grâce à des rapports avancés. Blue réduit le travail manuel et les tâches répétitives, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur la manière dont nous structurons les données et d’obtenir plus rapidement les informations dont nous avons besoin. Grâce à l’analyse des commentaires ouverts dans MLY, nous sommes en mesure de distinguer les sentiments positifs des sentiments négatifs. Le fait de savoir que MLY a été formé au secteur universitaire en collaboration avec d’autres universités nous inspire confiance et le distingue d’une plateforme d’IA générale. »