L’école nationale d’administration publique optimise son processus d’évaluation 360 avec le logiciel Blue

Basée dans la ville de Québec au Canada, l’ENAP (École nationale d’administration publique) est l’une des plus grandes universités d’administration publique au monde.

Établissement de premier plan en administration publique, l’ENAP est organisée en deux pôles : une université offrant des programmes de maîtrise et de doctorat ainsi qu’un département de services de perfectionnement des compétences de gestion, de formation continue et de consultation organisationnelle à l’intention des institutions publiques et parapubliques.

Pour servir leur clientèle, le département des services emploie des méthodes de perfectionnement de pointe dont les évaluations à 360 degrés font partie intégrante.

« Les évaluations 360 sont l’un des outils de perfectionnement les plus puissants à notre disposition aujourd’hui », confie Lucie Montreuil, directrice des opérations et de l’assurance qualité au sein du département des services organisationnels à l’ENAP.

« Nous en avons fait une exigence pour plusieurs de nos programmes. »

Les processus manuels accaparent les ressources

Pour la gestion de leurs évaluations 360, le département des services utilisait une application conçue à l’origine en interne pour un client précis. Basé sur un système standard de gestion de bases de données, l’outil occasionnait beaucoup d’erreurs et devenait extrêmement laborieux.

« Notre analyste devait passer une journée par semaine à vérifier et à corriger les données. Elle devait aussi faire des suivis téléphoniques pour rappeler aux participants d’effectuer le sondage », raconte Lucie.

Chaque sujet étant évalué par dix répondants, la méthode interne nécessitait une énorme quantité d’efforts manuels qui seraient mieux investis ailleurs.

À la recherche d’une solution adaptée à leurs besoins

L’équipe de Lucie est alors partie à la quête d’une nouvelle solution. Parmi une liste de quatre finalistes, leur choix s’est arrêté sur le logiciel Blue 360 conçu par Explorance, un outil qui s’intègre avec leurs systèmes internes afin de simplifier la gestion des évaluations 360.

 « Blue 360 est une application puissante qui fait tout ce qu’il nous faut, et ce, au bon prix. »

La collaboration avec un fournisseur local est appréciée, surtout en raison des fonctionnalités multilingues et le soutien technique.

« Étant un établissement principalement francophone, nous sommes contents de pouvoir discuter en français avec Explorance pour les ventes et le soutien technique. »

« On se sert maintenant également de Blue 360 en tant qu’outil d’enseignement dans un de nos cours et ça fonctionne très bien ».

Lucie Montreuil,
Directrice des opérations et de l’assurance qualité
au département des services organisationnels, ENAP

Plus de 30% d’économies en temps et en ressources

Au cours d’une période de 18 mois, le département des services organisationnels de l’ENAP a mené plus de 1200 évaluations avec la nouvelle application de rétroaction 360. Le nouveau système permet d’économiser énormément de temps, les ressources internes consacrant maintenant 30 % moins de temps à la gestion des évaluations 360.

« Notre analyste ne doit plus passer une journée par semaine à effectuer des travaux manuels fastidieux », ajoute-t-elle.

De plus, puisque Blue s’intègre avec les systèmes déjà en place, il peut servir dans le cadre des programmes de formation et les cours.

« On se sert maintenant également de Blue en tant qu’outil d’enseignement dans un de nos cours et ça fonctionne très bien », se réjouit Lucie.

Afin de réduire les coûts davantage, le département des services a choisi de laisser Explorance héberger leur logiciel 360. Cela veut dire qu’Explorance conserve l’application sur ses propres serveurs de façon à ce que l’ENAP ne doive pas débourser pour s’en procurer de nouveaux.

Sans les maux de tête liés au maintien des serveurs, le département de l’ENAP peut se concentrer sur sa spécialité : la formation et la consultation au service de sa clientèle.

« Notre département n’a pas les ressources ni l’espace requis pour se procurer et maintenir des serveurs pour une application 360, alors nous sommes ravis qu’Explorance puisse nous libérer de ce fardeau », dit-elle.

Un service client qui fait toute la différence

Le département des services est satisfait du service client qu’il a reçu de la part d’Explorance.

« Le service client nous importait beaucoup lors du processus de sélection et nous sommes très satisfaits du service client d’Explorance. »

Par exemple, l’ENAP a des standards élevés en matière de rapports qui nécessitaient une programmation supplémentaire par le fournisseur logiciel.

« Du travail supplémentaire était nécessaire afin de répondre à certaines de nos exigences », explique Lucie. « Explorance a collaboré avec nous afin d’apporter les modifications en question. »

Explorance s’est aussi surpassée d’autres façons. « Nous avons eu un souci pendant la mise en œuvre et Explorance a fait des pieds et des mains pour y remédier. Nous avons beaucoup apprécié le sérieux avec lequel Explorance a su gérer la situation », raconte Lucie.

« Ils prennent le temps d’écouter nos préoccupations et d’apporter les changements nécessaires pour y répondre. Cela fait une grande différence pour nous et notre expérience dans son ensemble. »

Une fiabilité prouvée

Lucie est particulièrement satisfaite de la fiabilité du système hébergé.

« Nous sommes impressionnés de voir jusqu’à quel point le système est fiable », dit-elle. « Sauf à l’occasion d’une mise à jour, l’outil a toujours été en ligne et accessible. »

« Nous avons hâte d’ajouter plus d’applications de la série Blue, notamment les tests et les sondages, qui à notre avis vont grandement améliorer notre offre de services pour nos clients », confie-t-elle.

En tout et partout, Blue 360 fournit la fiabilité, l’automatisation, les fonctionnalités et le service client dont l’organisation a besoin pour répondre à ses exigences élevées en matière d’évaluations 360.

« Il s’agit d’une bonne application qui est fiable tout en fournissant les rapports et les fonctionnalités que nous voulons. Mais plus que tout, nous avons reçu un excellent service client », résume-t-elle.

« Il y a beaucoup de belles applications qui existent, mais aucune ne pouvait fournir le degré de soutien que nous cherchions. Le service client d’Explorance est exceptionnel et, de pair avec leur logiciel, il s’agit d’une véritable solution complète ».