Blue joue un rôle central dans la transformation éducative de l’université Monash

L’université Monash est la plus grande et la plus internationale des universités australiennes. Membre du prestigieux Group of Eight, elle compte huit campus en Australie ainsi que deux en Malaisie et un en Afrique du Sud. Établissement axé sur la recherche, Monash veut s’assurer d’offrir des programmes hautement pertinents et bien élaborés où l’étudiant se trouve au centre du processus d’apprentissage.

Avec environ 75 000 étudiants, plus de 6000 enseignants et des campus à des endroits multiples, la gestion de données de rétroaction étudiante n’est pas une mince affaire pour Monash.

Un système de données dépassé

Malgré des efforts continus de collecte de données, l’information colligée par Monash n’était pas pleinement mise à profit. Comme c’est le cas pour tout établissement de grande taille, les données étaient utilisées différemment d’une faculté à l’autre. Même avec un groupe expert chargé de gérer l’évaluation étudiante des unités d’enseignement, il y a avait à l’époque de gros soucis de gestion de données.

« Monash avait beaucoup d’information précieuse sur les avis étudiants à l’égard de leurs unités, mais nous ne faisions pas plein usage de ces données pour guider la transformation de notre pédagogie et de nos programmes », commente le professeur Zlatko Skrbis, pro-vice-chancelier académique à l’université Monash.

Il est devenu clair qu’un nouveau système et de nouveaux processus étaient de mise pour la rétroaction étudiante. Alors, l’équipe des Systèmes d’information et des sondages, dirigée par Kristina Kaulenas, ainsi que l’équipe de Qualité d’enseignement et d’apprentissage au sein du Bureau du pro-vice-chancelier académique, dirigée par Zlato Skrbis, ont étroitement collaboré pour faire le point sur les exigences et explorer les systèmes de sondage institutionnel offerts sur le marché.

« Il s’agissait d’une initiative majeure à l’échelle de toute l’université et nous avions le mandat très important d’assurer que l’enseignement à travers toutes les facultés et tous les cours répondait à notre objectif stratégique d’excellence éducative », explique le professeur Skrbis.

Un partenaire dès le début

L’équipe conjointe sur ce projet s’est lancée dans un long processus de révision et, très tôt, a fixé une série de critères pour le nouveau système. Leurs buts principaux consistaient à réduire la correction manuelle de données, à améliorer les taux de réponse (qui étaient déjà considérés bons en Australie) et à donner aux enseignants et aux écoles la possibilité de personnaliser leurs propres questions qu’ils pourraient eux-mêmes choisir d’ajouter.

En outre, l’équipe a fait appel à un architecte de données qui a travaillé auprès du gestionnaire de projet afin de comprendre les rouages et les complexités de l’organisation Monash. À l’aide d’une approche analytique, ils ont réussi à évaluer les interrelations, les impacts et les dépendances au sein de l’établissement, ainsi qu’à situer le rôle joué par les évaluations de l’enseignement dans l’ensemble.

Une ébauche détaillée a permis de faire le point sur tout ce qui était requis d’une nouvelle plateforme afin de répondre aux exigences organisationnelles, aux spécifications techniques et aux standards informatiques de Monash. Sur cette base, la plateforme Blue et celles d’autres fournisseurs ont été passées en revue.

« C’était rigoureux, c’était long et je ne peux que faire l’éloge du professionnalisme d’Explorance lors de leur collaboration avec nous », dit Mme Kaulenis. « Ils présentaient des séances de 2 ou 3 heures pour chacune des étapes de notre ébauche lors desquelles nous obtenions toujours des réponses claires et honnêtes. J’ai apprécié leur façon de tout expliquer, tant de mon côté en matière de recherche et de pédagogie que du côté des équipes techniques qui voulaient connaître tous les rouages. »

En plus des démonstrations de produit habituelles, Explorance a fourni un environnement test à l’équipe technique de Monash. Celle-ci a pu configurer un projet en entier et mener des exercices pratiques qui étalaient comment différents scénarios potentiels seraient gérés dans le nouveau système.

« Je suis le genre de personne qui veut comprendre un produit de fond en comble avant de m’engager. J’ai entrepris une grande enquête indépendante des produits sur le marché et, à la fin, j’étais fermement convaincue que Blue était le meilleur produit pour nous », raconte Kristina.

Une mise en œuvre sans accroc

La mise en œuvre du système Blue s’est déroulée à la vitesse de l’éclair avec un projet pilote avant le deuxième semestre de 2016 et un lancement à l’échelle de toute l’université au cours de ce deuxième semestre. Par conséquent, l’équipe conjointe sur le projet a pu respecter l’échéancier qu’elle avait promis au Conseil académique.

Blue a répondu à plusieurs des objectifs de l’équipe, incluant une automatisation accrue du processus de sondage et un formulaire plus sophistiqué.

« Une fois le projet configuré dans Blue, c’est essentiellement automatisé », fait remarquer Kristina. « Il fonctionne presque par lui-même, il faut juste le garder à l’œil. »

Afin de fournir plus de flexibilité aux enseignants, Blue inclut aussi une section personnalisable où ils peuvent faire leur choix parmi une banque de questions et les ajouter au formulaire de sondage.

« C’est une fonctionnalité assez sophistiquée », poursuit Kristina. « Blue était très puissant de permettre ce type de questionnaire flexible pour répondre aux différentes exigences de nos 43 variations enseignantes. Je peux aussi maintenant voir le potentiel et le fonctionnement si l’on choisit de concevoir un questionnaire en cascade et de permettre la personnalisation de questions à divers échelons de l’université. »

Lors du premier projet avec Blue, 2703 unités d’enseignement ont été évaluées par plus de 60 000 étudiants pour un total de 194 000 sondages individuels. De plus, 3100 enseignants ont pu profiter de rétraction issue des questions personnalisées.

« Lorsque nous avons lancé Blue, tout s’est déroulé exceptionnellement bien et sans le moindre souci technique », note le professeur Skrbis.

« Habituellement, les projets techniques viennent avec beaucoup de pépins », ajoute Kristina. « Nous avons par la suite lancé les projets pour le semestre d’été et l’évaluation principale du premier semestre en 2017 et tout se déroule comme prévu. »

« Une fois le projet configuré dans Blue, c’est essentiellement automatisé. Il fonctionne presque par lui-même, il faut juste le garder à l’œil. »

Kristina Kaulenas,
Gestionnaire en Stratégie d’information et sondage

Blue – un générateur robuste de rapports

Monash cherchait une solution robuste qui répondrait aux besoins de l’université à la fois en matière d’administration de sondage et de rapports. Ils avaient des exigences complexes pour leurs rapports et un objectif d’élargir l’utilisation des données de rétroaction étudiante au-delà des enseignants de façon à ce que les équipes centrales et les organes de direction puissent obtenir des rapports plus approfondis.

« C’était la seule plateforme capable de répondre aux exigences complexes de Monash en matière d’administration et de rapports, ainsi que de proposer des fonctionnalités importantes permettant d’atteindre les objectifs d’amélioration continue de Monash », relate Kristina.

De meilleurs taux de réponse

L’université a toujours eu de bons taux de participation, soit entre 35 et 40 pour cent en moyenne, cela grâce à de bons processus et au soutien des enseignants qui passent le mot aux étudiants. Le système Blue améliore encore davantage ces processus.

« Nos coordinateurs dans chaque unité d’enseignement peuvent eux-mêmes voir les taux de réponse en temps réel », dit Kristina. « Nous pouvons communiquer avec eux facilement à différents stades du sondage et les diriger vers diverses ressources au besoin. »

« En fait, nous venons tout juste d’obtenir notre meilleur taux de réponse jusqu’à présent, soit 44 pour cent, le semestre dernier. »

Continuité assurée avec les camps de formation Blue

Afin de maintenir et de continuer d’améliorer leur compréhension du système Blue, Kristina et deux membres de son équipe ont obtenu une Certification d’expertise Blue. Grâce à une série de présentations approfondies par un instructeur, des ateliers interactifs et des exercices pratiques, les participants du plan de formation certificatif doivent exécuter et gérer différents types d’évaluations et de sondages dans Blue.

Un troisième membre de l’équipe de Kristina a aussi terminé une formation d’administrateur Blue, le premier niveau de certification pour tous les utilisateurs qui seront responsables d’administrer tout processus de rétroaction avec Blue.

« Alors ce qu’on fait est durable et cela implique qu’on peut continuer à approfondir notre compréhension de Blue et de comment l’appliquer dans nos affaires », commente Kristina.

L’université Monash est le premier client dans la région Asie-Pacifique à entreprendre les formations de certification d’expertise Blue.

Tirer le maximum de blue avec l’intégrité des données et les analyses textuelles

Monash regarde maintenant vers l’avenir pour voir ce que Blue peut offrir de plus, notamment la passerelle d’intégrité des données (PID). Solution intégrée, la PID aidera l’université à efficacement épurer les données pour maintenir une haute qualité.

« La PID va assurer que les propriétaires de données sont capables de fournir des mises à jour et des validations de façon rapide et précise », explique professeur Skrbis. « Une fois l’outil configuré et que nous aurons géré le changement, cela va réduire de beaucoup le travail manuel au Département de la planification et des statistiques universitaires. »

« Nous avons aussi commencé à considérer les analyses textuelles Blue parce que le Conseil académique souhaite instaurer une analyse thématique des données qualitatives », ajoute-t-il.

L’université se réjouit également des nouvelles possibilités d’évaluation de l’expérience d’apprentissage à travers l’établissement. Par le passé, les données étudiantes étaient seulement envoyées aux enseignants et à quelques échelons supérieurs. L’école n’utilisait pas les données pour cibler les problèmes, particulièrement concernant l’utilisation et la planification de l’espace, la gestion des horaires ou la qualité du système de gestion de l’apprentissage.

Maintenant, ils cherchent de nouvelles façons d’utiliser Blue pour créer des rapports qui fourniront des aperçus précieux aux groupes de service qui sont responsables de certains aspects de l’expérience d’apprentissage des étudiants.

Tournés vers l’avenir, ensemble

Depuis la transition vers Blue en fin 2016, l’efficacité est telle que Monash a réalisé des économies considérables dans le cadre de ses opérations de sondage sur le terrain. L’université a désormais une plateforme qui peut répondre aux besoins de personnalisation d’un établissement à la fois grand et complexe tout en fournissant des outils rationalisés et consolidés pour le partage et la distribution des aperçus étudiants.

« Nous voulions collaborer avec un partenaire qui partage notre philosophie : amélioration continue, transfert de connaissances et efficacité organisationnelle accrue », résume Kristina.

« À chaque étape, l’équipe d’Explorance a su nous fournir une expertise et un service complets et exemplaires, démontrant son engagement envers la plateforme et une connaissance approfondie des établissements d’enseignement supérieur, tout cela avec une feuille de route et une vision claires pour leur entreprise. Nous voyons Explorance comme un réel partenaire dans notre développement. »

« C’était la seule plateforme capable de répondre aux exigences complexes de Monash en matière d’administration et de rapports, ainsi que de proposer des fonctionnalités importantes permettant d’atteindre les objectifs d’amélioration continue de Monash »

Kristina Kaulenas,
Gestionnaire en stratégie d’information et en sondage