COVID-19 : « Alors que nous devons écouter la voix des étudiants pendant ces périodes d’urgence, nous ne pouvons pas perdre de vue la nécessité de continuer à le faire alors que nous progressons lentement vers le retour à la normalité»

J’aimerais commencer cet article en vous donnant une idée de ce qu’on faisait déjà à l’Université de Montfort (DMU) afin d’améliorer notre façon de communiquer avec les étudiants et, comme nous l’appelons, d’amplifier la voix étudiante, avant la pandémie de COVID-19.

Nous souhaitons monter le volume afin de pouvoir mieux entendre nos étudiants – et nous apportions régulièrement des améliorations au système représentatif où les étudiants agissent comme représentants de cours de la manière habituelle, dont un système où nous considérions nos étudiants comme les meilleurs experts sur ce que signifie être étudiant.

Nous avons donc commencé à travailler avec nos étudiants en tant que consultants, conseillers et porte-paroles, et nous leur avons demandé de vraiment nous faire part de leurs besoins – passant ainsi de ce qui peut parfois être une relation antagoniste à quelque chose de beaucoup plus mutuel.

Nous avons également lancé le projet Engage, une tentative de tendre la main aux étudiants qui étaient un peu moins susceptibles de participer au premier appel, en essayant d’impliquer ceux qui ne le sont pas. De cette façon, nous aidons nos étudiants à nous guider, avec des projets qu’ils ont dirigés et conseillés.

Puis la COVID-19 a frappé – et nous sommes retournés au mode réactif. Il y a eu toute la « soudaineté » à laquelle nous avons dû faire face, à commencer par la fermeture soudaine des studios et des ateliers, suivie rapidement par la fermeture soudaine des laboratoires informatiques, puis la fermeture soudaine de bâtiments entiers. Nous avions initialement prévu garder notre bibliothèque ouverte jusqu’à la fin du trimestre, mais nous avons soudainement dû la fermer. Nous avons également essayé de garder un espace d’étude équipé d’un ordinateur ouvert au moins jusqu’à la fin du trimestre, mais nous avons aussi dû le fermer.

Donc, en quelques jours, nous étions passés d’une situation où nous travaillions en partenariat avec nos étudiants à une situation où nous leur disions simplement l’étape suivante que nous devions faire – et que nous n’avions vraiment pas le choix de faire.

Nous avons fait de notre mieux pour tenir les étudiants informés. J’ai envoyé des communications fréquentes pour leur dire ce qui se passait, mais bien sûr, c’était sous la forme d’annonces du type « nous avons dû faire cela ». Nous ne pouvions pas continuer ainsi – nous ne voulions pas continuer non plus – et il fallait que nous recommencions à écouter nos étudiants.

L’une des premières choses que nous avons commencé à entendre de nos étudiants, qui étaient très proactifs avec nous, c’est que même s’ils reconnaissaient ce que nous devions faire et pourquoi nous devions le faire, leurs besoins n’avaient pas changé. Les étudiants ont commencé à nous faire part des choses dont ils avaient besoin et que nous n’avions pas prévues; nombre d’étudiants, par exemple, n’avaient pas accès à du matériel informatique autre que celui que l’université leur fournissait, ou n’avaient pas accès à une connexion Wi-Fi fiable ailleurs que sur le campus.

Nous avons eu de la chance, car nos étudiants ont exercé leur « voix » et nous ont dit ce que nous devions absolument savoir à l’ère de la COVID-19. Nous avons travaillé aussi rapidement que possible pour les écouter et répondre à leurs besoins – et avons travaillé sur de nombreuses activités auxquelles nombre d’autres universités britanniques ont également pensé : par exemple, des politiques sans préjudice et des prolongations générales, et répondre à leurs besoins autant que possible en termes d’équipement.

Malgré tout cela, nous étions surtout dans la réaction. Cependant, je suis fréquemment en contact avec Laura Flowers, la directrice académique de notre syndicat étudiant – nous avons des entretiens individuels deux ou trois fois par semaine – et nous avons travaillé fort avec le syndicat pour assurer que nos communications envers les étudiants sont renforcées par les communications qui proviennent d’eux, et vice-versa.

Nous avons essayé autant que possible d’avoir des messages de communication mutuelle, et Laura fait partie de tous nos groupes de planification, à la fois ceux qui ont réagi très rapidement lors de nos mouvements d’urgence vers l’enseignement et l’examen en ligne, et les groupes qui travaillent actuellement sur ce à quoi pourrait ressembler la prochaine année universitaire.

Donc, bien que nous n’ayons pas pu continuer dans la même mesure qu’avant avec certains des groupes d’étudiants, nous sommes absolument déterminés à faire en sorte que la voix des étudiants soit entendue dans la planification que nous devons entreprendre. Et les consultants, conseillers et porte-paroles que j’ai évoqués au début de cet article continuent de travailler sur leurs projets, s’adaptant très rapidement à la communication via Teams et d’autres outils numériques.

De plus, l’événement « Ask the expert », que j’ai lancé il y a quelques années pour répondre aux questions des étudiants et leur offrir le plus d’information possible sur le fonctionnement interne de l’université, s’est poursuivi. Grâce à ce groupe, nous avons été en mesure de fournir aux étudiants de nombreuses informations contextuelles ainsi que de nombreuses informations prospectives.

Nous avons également mis sur pied un groupe de planification stratégique qui travaille sur des plans pour l’année prochaine. L’un des domaines sur lequel ce groupe se penche est la voix étudiante. Le groupe est entièrement dirigé par les étudiants afin que nous puissions garantir autant que possible que leur point de vue sur l’enseignement et l’apprentissage dans un environnement en ligne nous aide à prendre les décisions nécessaires.

Nous menons également un sondage auprès de nos étudiants afin de comprendre comment ils ont vécu la récente période : ce qui s’est bien passé, ce qui s’est moins bien passé, ce qu’ils ont besoin que nous fassions et ce dont ils ont besoin que nous tenions compte.

Une chose qui nous a vraiment affectés est que nous étions en plein milieu de notre processus de rétroaction des modules lorsque la COVID-19 a frappé. Inévitablement, cela a eu un impact sur notre capacité à recueillir le point de vue des étudiants sur l’enseignement et l’apprentissage au cours de cette année académique. Nous réfléchissons très sérieusement à la façon dont cela pourrait fonctionner l’année prochaine, car même si nous devons écouter la voix des étudiants pendant ces périodes d’urgence, nous ne pouvons pas perdre de vue la nécessité de continuer à le faire alors que nous progressons lentement vers un retour à la normalité.

Dans tout ce que nous faisons, nous devons nous assurer de toujours écouter la voix des étudiants et de ne pas leur « faire subir » quoi que ce soit ni leur « lancer des choses » – bref qu’ils fassent toujours partie de la conversation, comme ils sont en droit de l’être.

La professeure Jackie Labbe est pro vice-chancelière (Enseignement) à l’Université De Montfort. Elle a aussi été panelliste lors du webinaire d’Explorance « How can we capture the student voice in a time of Coronavirus? » tenu le 13 mai 2020.