Organization:
College of the North Atlantic
Location:
Stephenville, Terre-Neuve et Labrador, Canada
Challenge:
Dispersée partout à travers la province, l’équipe de planification et de recherche institutionnelles avait besoin d’outils Web plus efficaces afin de mener de la recherche vitale pour le collège en entier.
"Même les longs sondages sont simples. "
Key benefits:
- Maintien de taux de réponse constants de 63 à 69 % pour les plus gros sondages à l’échelle du collège
- Augmentation de la productivité : avec plus de 30 sondages menés en un an
- Élimination de jours entiers de collecte de données et de création de rapports
- Obtention de nouveaux aperçus avec des rapports et des analyses plus poussés
- Augmentation de la sécurité en conservant les données sur place
- Collaboration sur des projets de sondages à partir de divers endroits
L’équipe de planification et de recherche institutionnelles au College of the North Atlantic (CNA) est pleine d’énergie. Il le faut bien, puisque le CNA est l’un des plus grands centres d’éducation et de formation postsecondaires dans l’Atlantique canadien avec 17 campus dispersés sur plus d’un million de kilomètres carrés à travers Terre-Neuve-et-Labrador.
Les sondages étaient compliqués
Avec la croissance du collège, les membres de l’équipe souhaitaient être plus efficaces dans la gestion de la collecte et de l’analyse de la rétroaction. Ils utilisaient un autre logiciel de sondage, mais celui-ci ne répondait pas vraiment à leurs besoins. « Le vieux système n’était pas très facile d’utilisation, nous le trouvions plutôt compliqué », confie Carla Cooper, analyste de recherche, de planification et de politique au CNA.
En effet, le logiciel était tellement compliqué qu’ils devaient souvent se tourner vers des logiciels Web gratuits pour supplémenter leurs besoins. Mais ceux-ci comportaient aussi des limitations importantes.
« La sécurité est extrêmement importante pour nous. Bien que nous désirions l’aspect pratique d’un logiciel en ligne, nous préférons garder nos données sur nos propres serveurs », explique Stephanie King, analyste de données de recherche institutionnelle au CNA.
Le logiciel de sondage blue choisi pour son éventail élargi de capacités
L’équipe a considéré d’autres options avant d’arrêter son choix sur le logiciel de sondages Blue, un logiciel en ligne fournissant de la rétroaction à partir d’un environnement connecté et intégré.
« Nous avons considéré les principaux fournisseurs de logiciel de sondage », raconte Stephanie. « Le fait que Blue propose aussi un logiciel d’évaluation de cours que nous pouvions incorporer en interne a fait pencher la balance. »
La plateforme Blue présente un degré d’intégration qui se connecte facilement à n’importe quels systèmes utilisés par l’école, dans ce cas-ci PeopleSoft. Les formulaires de sondage comprennent donc déjà l’information de base comme le nom et le titre. La production de rapports est aussi plus simple et puissante.
L’équipe a eu besoin de moins de deux mois pour passer de la mise en œuvre à la clôture de son premier sondage. « Nous avons visé haut pour notre premier sondage, à savoir 1400 personnes » relate Stephanie. « Tout s’est passé sans le moindre souci. »
Les taux de réponse dépassent 60 %
L’équipe surpasse régulièrement les standards du secteur pour ses plus gros sondages en obtenant des taux de réponse au-delà de 60 %.
« De nombreux sondages à l’échelle du collège ont connu des taux de réponse entre 63 et 69 % », déclare Stephanie. « De tout point de vue, c’est fantastique. »
L’équipe reconnaît la grande contribution de la flexibilité et des fonctionnalités de Blue, notamment les rappels automatisés et personnalisés.
« Les rappels sont cruciaux dans l’augmentation des taux de réponse. Nous aimons avoir la flexibilité de les changer nous-mêmes lorsque nécessaire », explique Carla. « La possibilité de sauvegarder un sondage non terminé et d’y revenir plus tard est un autre facteur important, surtout pour les administrateurs occupés. »
Les sondages blue augmentent la productivité
En l’espace d’un an, l’équipe a déjà réalisé le nombre impressionnant de 30 sondages.
« Il y a tellement de fonctionnalités et d’options géniales et les rapports sont bien simplifiés », se réjouit Carla. « Les données peuvent être présentées de tant de manières différentes. »
« Même les longs sondages sont simples », commente Paula Gillam, analyste de recherche, de planification et de politique. « On peut en faire des merveilles. »
« Avec Blue, il suffit d’appuyer sur quelques boutons et le tout sort dans un magnifique rapport prêt à être envoyé. Pour les longs sondages, les fonctions de production de rapport nous ont littéralement économisé des jours entiers de travail manuel. »
Paula Gillam
Analyste de recherche, de planification et de politique.
En faire plus en moins de temps
L’équipe économise du temps avec la création simplifiée de rapports plus sophistiqués. « Notre ancien logiciel de sondage pouvait générer des tableaux, mais ils n’étaient pas jolis, alors je devais exporter les données dans une application de feuille de calcul et tout recommencer à zéro », se remémore Carla.
« Avec Blue, il suffit d’appuyer sur quelques boutons et le tout sort dans un magnifique rapport prêt à être envoyé. Pour les longs sondages, les fonctions de production de rapport nous ont littéralement économisé des jours entiers de travail manuel. »
Ce temps économisé a permis d’augmenter la productivité et les analyses. « Maintenant, on a le temps d’effectuer des analyses supplémentaires », dit Paula. « On pourrait y voir des choses intéressantes et inattendues et décider d’approfondir en regardant les données sous des angles différents. »
Au bonheur de leurs clients
L’équipe a constaté d’autres effets positifs, surtout de toute la communauté.
« Nous recevons beaucoup de commentaires d’employés nous remerciant d’avoir la possibilité de répondre », rapporte Stephanie. « Les gens donnent leur opinion sur les décisions que prend le collège, ce qui les aide à sentir qu’ils ont leur mot à dire. »
L’équipe est constamment en train de trouver des nouvelles façons d’améliorer ses processus avec le logiciel de sondage Blue.
« Il y a toujours quelque chose de nouveau à faire avec le logiciel », fait valoir Stephanie. « Par exemple, nous recueillons les requêtes de données de la communauté par le biais d’un formulaire de sondage en ligne. Nous produisons ensuite un rapport afin de gérer ces requêtes. Ces rapports nous aident à identifier rapidement si cette requête a déjà été traitée ou si des requêtes semblables sont en attente, nous évitant ainsi la duplication des efforts. »
Que des éloges à l’égard d’Explorance
L’équipe a émis des commentaires élogieux quant aux services de ventes et de soutien reçus d’Explorance. « Leur soutien est excellent », témoigne Stephanie. « On obtient des réponses aux questions dans la demi-heure. Pour les cas complexes, l’équipe d’Explorance collabore étroitement avec nous jusqu’à ce qu’une solution soit trouvée. »
Carla abonde dans le même sens : « On a même fait la demande d’options qu’on aimerait voir dans le logiciel telles que les tableaux croisés. Ils ont écouté nos suggestions et sont en train de les ajouter à la prochaine version. Nous apprécions vraiment ce genre de gestes. »
Le collège a décidé d’élargir ses activités dans Blue en ajoutant le module d’évaluation de cours, un puissant système sur la même plateforme que le logiciel de sondage, avec tous les avantages que cela implique. Un projet pilote est prévu cette année.
Lorsqu’on leur a demandé de résumer leur expérience en une seule phrase, la réponse était simple. « C’est tout simplement formidable », conclut Paula. « Chaque jour, nous trouvons une nouvelle façon de l’utiliser, on adore ça. »
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