Amélioration des rapports d’évaluation à l’Université de Northumbria

Surmonter les défis historiques

L’Université de Northumbria est le plus grand établissement d’enseignement supérieur du nord-est de l’Angleterre. Elle a choisi Explorance afin d’améliorer son approche quant à la collecte de la rétroaction étudiante via les sondages d’évaluation de modules, et pour obtenir ce que l’université considère comme des preuves nécessaires pour assurer le suivi et l’évaluation annuels des programmes.

L’université disposait historiquement d’une gamme de processus formels et informels pour obtenir la rétroaction étudiante, dont l’évaluation des modules, qui est un élément crucial. Au cours de l’année universitaire 2016-2017, l’établissement est passé du format papier à électronique pour ses sondages et à une équipe de services professionnels centralisée, incluant la gouvernance et l’amélioration des étudiants. C’est cette équipe qui opère les sondages d’évaluation des modules.

« Nous faisions des sondages depuis quelques années déjà, mais nous avions plusieurs problèmes, particulièrement côté rapports », explique la Dre Ann Macfadyen, directrice de l’enseignement et de l’apprentissage à l’université. « Les systèmes sont souvent construits autour de la rétroaction des modules au niveau du programme et nous avons constaté que l’extraction de données au niveau d’un département ou d’une faculté était plus difficile, tout comme l’agrégation des données dans des rapports plus larges. Nous avons commencé à travailler avec Explorance en mai 2019 et nous souhaitions intégrer Blue rapidement, en l’espace de quelques semaines ou mois. Nous avons été ravis du soutien que nous avons reçu pendant l’intégration. Nous avions une personne responsable du processus, mais Explorance a fourni une formation à toute l’équipe des services professionnels et proposé des solutions à tous les problèmes que nous avions. »

Mécanismes de production de rapports améliorés et cohérents

Ayant recherché une solution complète d’évaluation étudiante pour créer de la cohérence et améliorer les rapports, l’université a identifié un certain nombre d’avantages à la suite de la mise en œuvre et du lancement de Blue. « D’abord et avant tout, les rapports s’en sont vus améliorés », confie la Dre Macfadyen. « Nous pouvons prendre ce qui a été fait au niveau du module et produire un rapport au niveau du programme, du département et de la faculté – et concevoir le format des rapports de façon à faciliter l’accès par les différentes parties prenantes (par exemple, les rapports pour les responsables de module sont différents de ceux pour notre vice-chancelier adjoint). Nous avons certainement eu une réponse positive des chefs de départements et des chefs de faculté quant au format. »

Elle continue : « Nos rapports sont non seulement désormais plus accessibles et visibles, mais nous avons aussi la capacité de combiner les modules ayant des faibles taux de réponse et de produire des rapports sur ceux-ci également. C’est important pour l’Université de Northumbria, car nous avons de nombreux modules plus petits avec moins de dix étudiants, et, pour des raisons de confidentialité, nous ne faisons pas de rapport au responsable du module lorsqu’il y a moins de cinq réponses. Cependant, ces réponses générales peuvent quand même être intégrées en agrégeant les commentaires. L’intégration de Blue avec SITS (système de dossier étudiant) et Blackboard (environnement d’apprentissage virtuel) signifie que les données sont toujours à jour. »

La transition vers Blue a facilité la discussion avec les collègues concernant les questions à poser et la manière de colliger les avis étudiants. « Nous pouvons facilement poser différentes questions aux étudiants en fonction du type de module – par ex. en studio, mémoire, placement, apprentissage à distance – et celles-ci sont différenciées par code de module », révèle la Dre Macfadyen. « Le personnel a également la possibilité d’ajouter ses propres questions. Les employés peuvent non seulement accéder aux rapports via des liens qui leur sont envoyés par courriel, mais ils peuvent également se connecter directement à Blue pour voir les taux de réponse et les rapports une fois qu’ils ont été générés. La rétroaction peut être instantanée ou différée, selon la période de l’année. Grâce à cette fonctionnalité, nous avons par exemple reporté à janvier notre date limite pour la rétroaction. »

Un impact au-delà des données de rétroaction

L’université accorde une grande valeur à l’opinion étudiante sur les programmes et les modules universitaires, tout comme la capacité de l’établissement à répondre de façon rapide et efficace. Pour la Dre Macfadyen, l’impact de Blue se fera ressentir au-delà des rapports à l’interne. « Nous voulons capter la voix de tous les étudiants », affirme-t-elle. « Il est vrai que nous obtenions des taux de réponse de 100 % sur papier, mais ça ne s’appliquait qu’aux évaluations en classe, et au-delà de ces données, les propres mots des étudiants peuvent être plus puissants. Tout cela sert à orienter les stratégies de voix étudiante comme le National Student Survey, ainsi que les changements que la rétroaction étudiante invite à apporter sur le cours.

Bien que les taux de réponse via Blue « augmentent progressivement », la Dre Macfadyen reconnaît que rendre compte aux étudiants de ce qui peut et ne peut pas être fait sera essentiel pour garantir leur participation future aux sondages. « Si nous ne sommes pas en mesure de tout changer, une discussion sur ce qui pourrait être fait ou sur ce que nous demanderons de faire peut aider – le rôle que les étudiants jouent pour influencer le processus est particulièrement important », déclare-t-elle. « Nous savons que nous ne pouvons pas changer le monde du jour au lendemain, mais si nous ne pouvons accomplir quelque chose, nous savons que nous devons en expliquer la raison. »

Enfin, la Dre Macfadyen a réservé des éloges pour le soutien continu apporté par Explorance. « Dans un premier temps, ils ont été excellents dans l’intégration de Blue dans nos systèmes et, surtout, ils sont prêts à travailler avec d’autres fournisseurs prenant en charge ces systèmes afin de s’aligner sur les spécifications institutionnelles. Le service client est toujours rapide et l’équipe trouve des solutions aux défis de façon positive. Je trouve qu’ils sont toujours heureux de nous écouter, en plus d’être très créatifs pour trouver des solutions de rechange lorsque celles-ci sont nécessaires », ajoute-t-elle.