Organization:
Georgian College
Location:
Barrie, ON Canada
Challenge:
Le collège devait passer progressivement des évaluations de cours sur papier à un système complet de gestion de l’expérience d’apprentissage en ligne qui pourrait évoluer avec eux.
"Je trouve que le soutien d’Explorance est toujours là pour nous. Nous sommes toujours capables de les joindre par téléphone ou par courriel. "
Key benefits:
- Taux de réponse accru de 7 % avec l’intégration Blackboard
- Travaux de mise à niveau externalisés avec d’excellents services professionnels
- Intégration étroite avec les systèmes actuels, notamment Banner® d’Ellucian, Blackboard Learn™, Oracle® HR
- Configuration par les services informatiques en moins d’une journée
La technologie doit se plier au client, et non l’inverse.
C’est l’expérience que le Georgian College a récemment eue lorsqu’il a acheté et mis en œuvre le logiciel de gestion de l’expérience d’apprentissage Blue d’Explorance pour remplacer son système papier actuel et automatiser ses sondages et évaluations de cours.
Assurer un déploiement réussi en plusieurs phases
Le département de recherche institutionnelle s’est associé aux services informatiques du Georgian College pour mener à bien le déploiement. Ils savaient surtout que du temps et des discussions seraient nécessaires pour réussir la transition des processus papier à un en ligne.
« Nous voulions aller à un rythme où tout le monde était à l’aise », confie Tony Podziemski, analyste en évaluations & recherche institutionnelle au Georgian College. « Nous introduisions beaucoup de changements : un nouveau questionnaire, de nouveaux processus, de nouvelles technologies. Nous voulions également nous assurer de joindre nos étudiants de la manière qu’ils préfèrent communiquer. »
Le département de recherche institutionnelle a travaillé en étroite collaboration avec les services informatiques pour trouver un système de remplacement et lancer le projet. Ils ont interrogé plusieurs fournisseurs, mais en se penchant sur la technologie en arrière-plan, Blue s’est démarqué du lot.
« Pour tout nouveau projet de logiciel ici au Georgian College, nous insistons sur une intégration étroite avec nos systèmes actuels », explique Grant Strasser, directeur des systèmes commerciaux au Georgian College. « Blue a démontré des capacités d’intégration approfondies, en plus de toutes les fonctionnalités disponibles. »
Blue répond à des exigences techniques rigoureuses
Blue a également satisfait d’autres exigences importantes, telles que les normes d’accessibilité. « Le ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU) exige que tous les collèges et universités de l’Ontario se conforment à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) », déclare Podziemski. « Nous avons été heureux de voir que Blue respectait déjà ces normes. »
Podziemski s’est coordonné avec diverses parties prenantes de l’organisation pour définir des processus et obtenir un consensus sur le nouveau système. Ils ont commencé avec un petit projet pilote pour tester la technologie, puis en ont mené deux autres dans une année scolaire de 20 cours chacun. Les instructeurs se sont portés volontaires pour faire partie du projet pilote.
Strasser a été impressionné par la facilité avec laquelle il pouvait apporter des modifications à Blue pour s’adapter au déploiement progressif.
« Il est très facile d’apporter des modifications dans Blue lorsqu’on souhaite ajouter plus de cours ou de sections », raconte-t-il. « Nous n’avons pas eu à faire de codage ni à créer de formulaires. Nous venons de créer un lien vers notre base de données avec la règle commerciale appropriée. Tout ce que notre personnel de bureau doit faire est d’aller dans le système et de cliquer sur un bouton dans Banner en utilisant les fonctions de base. »
« Cette capacité était très importante », ajoute Podziemski. « Notre comité a été très prudent dans la sélection des cours qui seraient mis en ligne en premier avec la nouvelle technologie, nous avions donc besoin que cela soit facile. Nous avons un filtre Blue qui identifie les cours marqués – cela fonctionne très bien. »
Blue se connecte à la base de données des dossiers des étudiants du collège et y télécharge les données à l’aide de règles commerciales. Il est également intégré à Banner, à Blackboard Learn (SGA) et à leur système RH, à la base de données Oracle et Microsoft SQL.
Les fonctions techniques facilitent le processus de mise en œuvre
Le Georgian College a également fait appel à la confidentialité flexible de Blue dans le cadre de sa mise en œuvre progressive. Blue offre différents degrés de confidentialité, ce qui assure à la fois la confidentialité et assez de flexibilité pour effectuer les ajustements nécessaires au cours d’une phase pilote.
« Nous devons assurer aux étudiants et aux professeurs qu’il s’agit d’un processus confidentiel », affirme Podziemski. « En même temps, nous ne voulions pas être paralysés parce que tout était enfermé dans un système aveugle. Il faut être capable d’apporter des ajustements pendant un pilote. Une confidentialité flexible nous a donné le juste équilibre entre les deux. »
L’année dernière, le Georgian College a mis à niveau son système Blackboard Learn, qui comprend une interface mobile pour le SGA. Lorsque le Georgian College a découvert que Blue pouvait être accessible à partir de l’interface mobile Blackboard, ils ont décidé de mettre à niveau leur version de Blue.
L’intégration mobile de Blackboard permet d’augmenter les taux de réponse
« Nous constatons de plus en plus que les étudiants interagissent avec l’organisation via leurs téléphones portables », déclare Strasser. « Les étudiants d’aujourd’hui y vivent. »
Avec la nouvelle version de Blue, les évaluations de cours et les sondages apparaissent une fois que les étudiants entrent dans leurs salles de classe virtuelles en ligne dans Blackboard, soit sur un ordinateur de bureau, soit sur leurs appareils portables.
La nouvelle capacité a contribué à augmenter le taux de réponse pendant le pilote.
« Nous avons augmenté nos taux de réponse de 7 % en moyenne après avoir mis en ligne les nouveaux formulaires Blue sur Blackboard mobile », relate Podziemski.
Les services professionnels obtiennent d’excellentes notes
Pour gérer la mise à niveau, le Georgian College a fait appel aux services professionnels d’Explorance pour s’occuper de la plupart des travaux lourds. Les services professionnels ont fourni des services tels que l’examen et le nettoyage des données, l’examen des pratiques, la formation et la consultation concernant l’optimisation de futurs projets.
« Explorance est un excellent fournisseur avec lequel travailler. Si seulement tous nos fournisseurs étaient comme eux. »
Grant Strasser, directeur, Systèmes commerciaux
« Nous avons tellement d’initiatives informatiques en cours en ce moment, notre personnel informatique est à pleine capacité », confie Strasser. « Avoir une tierce partie qui puisse faire la mise à niveau, ainsi que fournir un service à valeur ajoutée vraiment utile pour notre entreprise, s’est avéré inestimable. »
La mise en œuvre progressive se déroule bien et les professeurs ont donné des avis favorables jusqu’à présent. Les instructeurs apprécient particulièrement la rapidité d’exécution et le plus grand niveau de données dans les rapports. Ils aiment également ne plus avoir à prendre de temps pour les évaluations sur papier.
« L’un de leurs rapports préférés est celui sur le classement des questions, qui montre les cinq questions les plus performantes et les cinq les moins performantes », dit Podziemski. « Ils peuvent voir immédiatement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans leurs salles de classe. »
Avec Blue, le Georgian College a trouvé un outil flexible qui est également facile à utiliser. En fait, c’est si facile que ça commence à ressembler moins à du travail qu’à du plaisir.
« Je me suis réellement amusé à lancer l’évaluation du cours », conclut Strasser. « Nous n’avons pas eu à nous arrêter pour essayer de comprendre les choses ou pour lire un manuel. C’était assez facile; ça a tout simplement fonctionné. Et c’était amusant – nous nous sommes assis et une demi-heure plus tard, tout fonctionnait et je pouvais le remettre au département de recherche institutionnelle. »
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