Transition des évaluations de cours sur papier à un processus en ligne avec Blue – une conversation avec l’Université Rutgers et le Washington College

Faire la transition d’un système d’évaluation de cours sur papier à un en ligne est une excellente façon pour les établissements d’enseignement supérieur de simplifier leurs processus de rétroaction étudiante. Cependant, comme pour toute forme de changement, des questions et des préoccupations centrées sur la gestion du changement et la transition seront soulevées. Les experts d’Explorance ont récemment discuté avec les panélistes de Rutgers – l’Université d’État du New Jersey et le Washington College. Ils ont offert quelques aperçus de l’expérience de leur établissement lors de la transition en ligne avec le logiciel d’évaluation de cours Blue.

Panélistes :

Monica Devanas, Ph.D.
Directrice, évaluation de l’enseignement et développement du corps professoral
Université Rutgers

Joseph Delaney
Directeur adjoint des technologies pédagogiques
Université Rutgers

Christina Bifulco, Ed.D.
Directrice adjointe de l’analyse de l’enseignement et de l’apprentissage
Université Rutgers

Matt Kibler, Ed.D.
Vice-président adjoint pour l’efficacité et l’analyse institutionnelles
Washington College

Comment fonctionnait le processus papier de votre établissement?

Les deux établissements avaient un processus similaire pour leurs évaluations sur papier. Washington avait un membre du personnel qui prenait environ deux semaines pour imprimer les évaluations, préparer les paquets et les distribuer aux professeurs. Au cours des deux dernières semaines avant la fin du semestre, le corps professoral demandait à un étudiant d’administrer les évaluations de cours en classe.

« En gros, les deux semaines d’emballage des enveloppes et les quatre semaines de numérisation et de correction d’environ 75 % de marques de stylo erronées, de changement de boîtes de commentaires et de choses de ce genre étaient tout ce que l’analyste faisait », explique Matt Kibler, vice-président adjoint pour l’efficacité et l’analyse institutionnelles au Washington College. « C’est à cela que ressemblait le formatage des rapports, environ 6 à 7 semaines de traitement en incluant le temps nécessaire pour les administrer. »

Le processus de Rutgers était comparable. Comme il s’agit d’un établissement beaucoup plus grand, ils avaient donc une petite armée d’étudiants et d’employés à temps partiel et complet qui s’occupaient de préparer environ 100 000 formulaires pour 8 000 à 10 000 cours à travers l’université.

« On avait plutôt besoin de 2 à 4 mois », ajoute Monica Devanas, directrice, évaluation de l’enseignement et développement du corps professoral à Rutgers. « Récupérer tous ces paquets et les classer par ordre numérique, les nettoyer, les numériser nous-mêmes, les remballer, imprimer un rapport statistique, remballer ce rapport et renvoyer le tout à leurs départements. C’est comme ça que nous avons commencé avec le papier, et ça semble si laborieux aujourd’hui. »

Quels facteurs vous ont menés à un système d’évaluation de cours en ligne?

Les deux établissements avaient des exigences principales similaires : ils souhaitaient tous les deux avoir plus de temps et une efficacité accrue dans leur recherche d’une solution d’évaluation de cours en ligne.

Joseph Delaney de Rutgers élabore : « Nous avions un petit nombre de cours en ligne qui nécessitaient des sondages en ligne. Et pendant un certain temps, ils ont géré leurs propres systèmes, de sorte qu’ils n’utilisaient pas le système centralisé. Mais nous avions besoin d’un moyen de les adapter et, à mesure que de plus en plus de cours étaient en ligne, nous devions trouver une solution pour y arriver. »

Washington était également à la recherche d’une fiabilité accrue. Il était parfois difficile de lire les commentaires écrits de la main des étudiants sur les formulaires d’évaluation.

« Nous avons eu des étudiants qui ont oublié de remettre ou qui ont perdu le paquet complet des évaluations de cours », confie Matt Kibler. « Nous avons eu des membres du corps professoral qui à la fin du semestre avaient oublié qu’ils étaient censés le faire, alors ils ne l’ont tout simplement pas fait. »

Quels ont été les obstacles à la transition vers un système en ligne?

Le Washington College et Rutgers se sont tous deux heurtés à l’opposition des professeurs lorsqu’ils ont tenté d’adopter un système d’évaluation de cours en ligne. Ceux-ci craignaient une perte de contrôle sur la façon dont les évaluations étaient administrées. On craignait également une baisse significative des taux de réponse.

« Les taux de réponse étaient un gros problème au Washington College pour convaincre le corps professoral », poursuit Matt Kibler. « Avec les évaluations sur papier, nous obtenions un taux de réponse de 90 %, et ce que j’ai pu prouver avec les données, c’est qu’avec l’option en ligne, nous obtenions toujours un taux de réponse d’environ 80 % grâce aux méthodes utilisées par les professeurs. »

Les professeurs du Washington College craignaient également que les étudiants soient plus enclins à laisser des commentaires négatifs sur un formulaire d’évaluation en ligne.

Chez Rutgers, Joseph Delaney a observé « qu’il y avait cette idée que le système papier était simplement un meilleur processus pour une raison intangible. Les élèves pourraient communiquer plus efficacement sur papier plutôt qu’en ligne, ou ils répondraient d’une manière plus appropriée si c’était sur papier. »

Quels sont les avantages du système d’évaluation Blue?

Les deux établissements ont noté la vitesse à laquelle les évaluations peuvent être traitées. Au lieu de prendre des semaines voire des mois pour analyser les évaluations, cela se fait dès le lendemain de la finalisation des notes par le bureau du registraire. Le Washington College et Rutgers ont trouvé très facile de partager des informations entre les départements et avec les professeurs. Blue fournit également de meilleures analyses et rapports par rapport aux systèmes précédents. Le système a également apporté une fiabilité accrue des données et simplifié le processus dans son ensemble.

« La rapidité de traitement, de renvoi des informations aux professeurs, ç’a été le principal avantage, et ç’a été immédiat pour tout le monde », confie Joseph Delaney. « Alors que nous étions passés de 3 à 4 mois de traitement des sondages papier, nous transmettons maintenant les résultats au corps professoral dès le lendemain de la fin du semestre. »

Joseph Delaney poursuit : « Nous sommes passés de seulement 70 à 75 % des cours qui utilisaient un sondage quelconque à une capacité de sondage pour tous. Chaque étudiant a eu la chance de voter, pas seulement ceux présents en classe ce jour-là. »

Au Washington College, « les professeurs peuvent lire les commentaires, et les étudiants peuvent en écrire autant qu’ils le souhaitent », explique Matt Kibler. « Cela a été un énorme avantage parce que notre comité de la permanence et de la promotion utilise les commentaires directement pour son processus de permanence. C’est donc vraiment essentiel. Nous aimons beaucoup ça. »